Şirketlerde Yetki Kargaşası: WhatsApp’taki “Tamam” Kimin İmzası?
22.01.2026Şirketlerde Yetki Kargaşası: WhatsApp’taki “Tamam” Kimin İmzası?
Şirketlerde en sık karşılaşılan ama en az fark edilen hukuki risklerden biri, ıslak imzalı bir belge değil; kısa bir mesajdır. Bir WhatsApp yazışmasında yazılan “tamam”, bir e-postaya düşülen “uygundur” ya da toplantı çıkışında söylenen “devam edin” talimatı… Günlük iş akışında son derece sıradan görünen bu ifadeler, bir uyuşmazlık ortaya çıktığında şirketin karşısına ciddi bir hukuki sorun olarak çıkabilir.
Çünkü hukuken mesele, mesajın varlığı değildir.
Asıl mesele şudur: Bu onayı veren kişi kimdi ve hangi yetkiyle verdi?
Uygulamada şirketlerin büyük çoğunluğunda yetki sınırları net değildir. Ünvanlar vardır ama bu ünvanların hangi işlemler için bağlayıcı karar alma yetkisi verdiği yazılı olarak belirlenmemiştir. Müdür yardımcısı, operasyon sorumlusu, satış yöneticisi ya da muhasebe personeli… Hepsi günlük işleyiş içinde farklı konularda “olur” diyebilir. Ancak bir ihtilaf çıktığında mahkemenin baktığı şey, bu kişinin pratikte ne yaptığı değil; hukuken yetkili olup olmadığıdır.
Burada şirketlerin en sık düştüğü yanılgı şudur:
“Yetkisi yoktu, o yüzden bizi bağlamaz.”
Oysa bu savunma her zaman işe yaramaz. Eğer karşı taraf, verilen onayın şirketi temsil eden bir kişi tarafından verildiğini makul şekilde düşünmüşse ve bu güvene dayanarak işlem yapmışsa, şirket kendisini bağlayan bir taahhütle karşı karşıya kalabilir. Özellikle ticari ilişkilerde, görünürde yetki kavramı bu noktada devreye girer ve şirketler hiç fark etmeden sorumluluk üstlenmiş olur.
Bu durumun pratikte nasıl sonuçlar doğurduğunu görmek için karmaşık örneklere gerek yoktur. Sıkça karşılaşılan bir senaryoda; bir çalışan, fiyat revizyonu talebine WhatsApp’tan “tamam” yazar. Karşı taraf bu mesajı esas alarak sipariş verir, üretime başlar veya ödeme planını değiştirir. Daha sonra şirket, bu fiyatı kabul etmediğini ileri sürer ve “o çalışan yetkili değildi” savunmasını yapar. Dosya mahkemeye taşındığında, mesaj kayıtları masaya gelir. Ancak tartışma fiyatın doğruluğu değil, onayı veren kişinin şirket adına bağlayıcı yetkisi olup olmadığı üzerinden yürür.
İşte tam bu noktada şirketler çoğu zaman hazırlıksız yakalanır. Çünkü ortada yazılı bir yetki matrisi yoktur. Kimlerin hangi tutarlara kadar, hangi işlemler için, hangi iletişim kanalları üzerinden onay verebileceği belirlenmemiştir. Böyle bir boşlukta, “bizde böyle bir yetki yoktu” demek güçlü bir savunma oluşturmaz. Aksine, şirket içi belirsizlik, şirket aleyhine yorumlanır.
Yetki karmaşası sadece ticari sözleşmelerde değil, şirket içi karar süreçlerinde de ciddi riskler doğurur. İşten çıkarma, görev değişikliği, ödeme talimatı, prim onayı ya da disiplin süreci gibi konularda yetkisiz kişiler tarafından verilen talimatlar, daha sonra şirketi içinden çıkılması zor davalarla karşı karşıya bırakabilir. Bu davalarda şirket bir yandan “benim bilgim yoktu” derken, diğer yandan kendi çalışanının eylemlerinden sorumlu tutulur.
Daha da sorunlu olan, şirket içi savunmaların çoğu zaman birbiriyle çelişmesidir. Çalışan “ben sadece aracılık ettim” der, yönetim “yetkisi yoktu” savunmasını yapar, karşı taraf ise “şirket adına konuştu” iddiasını ileri sürer. Bu karmaşa, hukuki belirsizliği derinleştirir ve şirketin kontrolsüzlüğünü ortaya koyar.
Mahkemeler ve denetim mercileri son yıllarda şu soruya özellikle odaklanmaktadır:
Şirket, yetkileri önceden, yazılı, açık ve erişilebilir şekilde belirlemiş midir? Kim hangi konuda karar alabilir, hangi sınırlar içinde onay verebilir, hangi onaylar şirketi bağlar? Bu soruların cevabı yoksa, mesajlaşma kayıtları şirket lehine değil, aleyhine delil haline gelir.
Bu noktada altı çizilmesi gereken şey şudur: Sorun WhatsApp kullanımı değildir. Sorun, WhatsApp üzerinden verilen onayın hangi kurumsal zemine oturduğunun belli olmamasıdır. Aynı mesaj, doğru bir yetki sistemi içinde verildiğinde şirketi koruyabilir; yetki boşluğu varsa şirketi bağlayan ve zarar doğuran bir unsura dönüşür.
Çözüm ise sanıldığı kadar karmaşık değildir ama mutlaka sistematik olmalıdır. Şirketlerin yazılı bir yetki ve onay matrisi oluşturması gerekir. Kimlerin hangi işlemler için, hangi tutarlara kadar, hangi iletişim kanalları üzerinden onay verebileceği açıkça belirlenmelidir. Bu düzenleme iç yönergelerle desteklenmeli, çalışanlara tebliğ edilmeli ve fiilen uygulanmalıdır. Aksi hâlde “bizde herkes biliyor” denilen kurallar, hukuken hiç kimseyi bağlamaz.
Sonuç olarak şunu net söylemek gerekir:
Şirketlerde en pahalı imza, atılan imza değildir. Kimin attığı belli olmayan “tamam”dır.
Bu belirsizlik giderilmediği sürece, birkaç kelimelik bir mesaj bile şirket için ağır bir hukuki faturaya dönüşebilir.
Avukat & Hukuk Müşaviri