Ortakların Yaptıkları Harcamaların Şirketlerine Doğurduğu Risk
22.07.2025Ortakların Yaptıkları Harcamaların Şirketlerine Doğurduğu Risk
Bir şirketin faaliyetlerini sürdürebilmesi için çeşitli harcamalar yapması doğaldır. Ancak zaman zaman bu harcamaların şirketin ihtiyaçlarından çok, ortakların şahsi tercihleri doğrultusunda gerçekleştiği görülmektedir. Lüks bir otomobil alımı, beş yıldızlı otelde konaklama, özel okul ödemeleri ya da market alışverişleri… Tüm bu giderler, muhasebe kayıtlarına “şirket gideri” olarak geçse de vergi mevzuatı açısından her zaman kabul görmez.
Şirket ortakları ya da yöneticiler, zaman zaman şirketin malvarlığını adeta kişisel bir ödeme aracı gibi kullanabiliyor. Oysa Vergi Usul Kanunu ile Gelir ve Kurumlar Vergisi Kanunları, giderlerin ancak işle ilgili olması halinde indirilebileceğini açıkça belirtiyor. Bu sınırın ihlal edilmesi, hem vergi cezaları hem de örtülü kazanç dağıtımı gibi ciddi yaptırımlara yol açabiliyor.
Bu yazıda, şirket ortaklarının yaptığı harcamaların hangi durumlarda vergi mevzuatına uygun şekilde gider yazılabileceğini, hangi durumlarda ise risk oluşturduğunu ele alacağız. Uygulamada sık karşılaşılan örnekler üzerinden hem teknik açıklamalarda bulunacak, hem de şirketlere yol gösterici öneriler sunacağız.
Gider Kabul Edilecek Harcamaların Temel Kriteri
Vergi mevzuatımıza göre, bir harcamanın gider olarak kabul edilebilmesi için işin yürütülmesiyle doğrudan ilgili olması gerekir. Yani harcama gerçekten iş için mi yapılmış, yoksa kılıfına mı uydurulmuş, buna bakılır.
Vergi Usul Kanunu vergilendirmede olayın gerçek mahiyetinin esas alınacağını belirtir. Yani bir harcamanın adı ne olursa olsun, amacı ve içeriği önemlidir. Ayrıca Gelir Vergisi Kanunu ile Kurumlar Vergisi Kanunu indirilecek giderlerin işin yürütülmesiyle doğrudan ilgili olması gerektiğini açıkça ifade eder.
Örneğin, bir şirketin pazarlama departmanı için satın aldığı dizüstü bilgisayar veya üretimde kullanılan hammadde elbette gider olarak kabul edilir. Ancak ortağın çocuğu için alınan tablet bilgisayar ya da eşinin doğum günü için alınan mücevher, şirket kasasından ödenmiş olsa dahi işle ilgili değildir ve gider olarak dikkate alınamaz.
Aynı şekilde, bir iş seyahati kapsamında yapılan ulaşım ve konaklama masrafları belgelendirilmek koşuluyla gider yazılabilirken, bu seyahate eş ve çocukların da dahil edilmesi halinde doğan ek harcamaların gider kabul edilmesi mümkün değildir.
Uygulamada Sık Karşılaşılan Tartışmalı Harcamalar
Uygulamada en çok tartışma yaratan harcamaları birkaç başlık altında toparlamak mümkün.
Yurtiçi / Yurtdışı Seyahat Giderleri
İş seyahati kapsamında yapılan masraflar gider yazılabilir. Ancak eş ve çocukların dahil edildiği, turistik faaliyetlerin yoğun olduğu seyahatlerde giderlerin reddedilme riski büyüktür. Konaklama yeri, seyahat süresi ve yapılan faaliyetlerin niteliği, harcamanın kabulünde belirleyici olur.
Temsil ve Ağırlama Giderleri
Müşteri ağırlamaları ve iş ilişkilerinin geliştirilmesine yönelik faaliyetler belirli ölçüde gider olarak kabul edilse de, belgelenmeyen ya da iş amacı taşımayan etkinlikler gider yazılamaz. Özellikle lüks restoran ve eğlence harcamalarında ölçülülük ilkesi dikkatle değerlendirilmelidir.
Konut Kiraları ve Ev Giderleri
Şirketin ortak ya da aile fertlerinin oturduğu konutlara ilişkin kira, aidat, doğalgaz, elektrik gibi ödemelerin şirket tarafından karşılanması halinde bu giderler işin gereği olarak kabul edilmez ve eleştiri konusu olur. Üstelik örtülü kazanç dağıtımı riskini de beraberinde getirir.
Kredi Kartı Ekstrelerinden Ödenen Harcamalar
Şirket kredi kartlarının özel harcamalarda kullanılması, belgelendirilmiş olsa dahi işle ilgili olmayan giderler kapsamında değerlendirilir. Bu tür harcamalar aynı zamanda şirket içi kontrol zafiyetini de işaret eder.
Gider Yazılamayan Harcamaların Vergisel Sonuçları
İşle ilgisi bulunmayan harcamalar vergi matrahından indirilemez. Bu nedenle:
• Kurumlar vergisi matrahı artırılır, ilave vergi ve cezalar doğar.
• Harcamaya ait KDV indirimi reddedilir, ödenen KDV faiz ve cezasıyla
birlikte geri alınır.
• Örtülü kazanç dağıtımı kapsamında değerlendirilen harcamalar, hem şirkete hem de ortağa ayrı ayrı yükümlülük doğurur.
• Stopaj ve gecikme faizi gündeme gelir.
• Eğer harcama ilişkili şirketlerle yapılmışsa, transfer fiyatlandırması kapsamında cezai sonuçlar doğabilir.
• Bağımsız denetim ve iç denetim süreçlerinde bu tür harcamalar şirketin mali disiplinini zedeleyen göstergeler olarak dikkate alınır.
Denetim Sürecinde Ortaya Çıkan Riskler
Bu tür harcamalar, yalnızca vergi otoriteleri açısından değil, bağımsız denetim kuruluşları ve iç denetim ekipleri açısından da hassasiyet taşır. Özellikle şirketin ortaklık yapısı karmaşıklaştıkça, kaynak kullanımındaki şeffaflık daha büyük önem kazanır.
Bağımsız denetçiler, “ilişkili taraf işlemleri” kapsamında bu tür harcamaları detaylı olarak inceler. Açıklanamayan giderler, şirketin mali tablolarında “önemli belirsizlik” veya “şartlı görüş” gibi olumsuz denetim notlarına neden olabilir. Bu durum hem yatırımcıların hem de finansal kuruluşların şirkete olan bakışını olumsuz etkileyebilir.
Harcamalar Şirketin mi, Ortağın mı? Ayrımı Netleşmeli
Şirket harcamaları ile ortakların kişisel giderleri arasındaki sınır, yalnızca vergi mevzuatı açısından değil, kurumsal yönetim, iç kontrol ve şeffaflık açısından da kritik önemdedir. Kısa vadede kişisel menfaat sağlamak amacıyla şirket kaynaklarının kullanılması, uzun vadede hem mali hem de itibar riski yaratır.
Bu nedenle;
• Her harcamanın işin yürütülmesiyle ilgili olup olmadığı sorgulanmalı,
• Belgelendirme süreçleri eksiksiz yürütülmeli,
• Tartışmalı alanlar için profesyonel danışmanlık alınmalı,
• Şirket bünyesinde gider politikaları yazılı hale getirilmelidir.
Unutulmamalıdır ki, şirketin sahibi olmak, şirketin kasasını kişisel cüzdan gibi kullanma hakkını vermez. Özellikle vergi denetimlerinin sıklaştığı, mali disiplinin önem kazandığı bu dönemde, harcamaların hukuki sınırları içinde kalması, hem şirketin sürdürülebilirliği hem de yöneticilerin kişisel sorumluluğu açısından kritik önemdedir.
Yeminli Mali Müşavir